اگر مجبور هستيد كه به مدرسه يا محل‌كار برويد، ساعاتي كه در مدرسه يا محل‌كار مي‌گذرانيد، قبلا براي شما مديريت شده است و نمي‌توانيد براي آنها برنامه ريزي كنيد. ولي در وقت آزادتان، آزادي عمل بسيار بيشتري داريد.
چند روزي را به بررسي اينكه چگونه وقت‌تان را مي‌گذرانيد، سپري كنيد. يادداشت كنيد كه هر روز دقيقا چه كارهايي انجام مي‌دهيد. با دقت توجه كنيد كه وقت آزادتان را چگونه مي‌گذرانيد. آيا به بازي‌هاي ويدئويي مشغول مي‌شويد يا خانه را تميز مي‌كنيد؟ فهرستي از اين كارها درست كنيد و در آن ذكر كنيد كه براي انجام هر كار، چقدر زمان صرف مي‌كنيد.
۲. برآورد كنيد كه چقدر زمان، صرفِ رفت‌و‌آمد به مدرسه، محل كار و انجام كارها مي‌كنيد
حتمالا بخش نسبتا زيادي از روزتان را صرفا براي رفت و آمد به محل كار يا مدرسه يا بيرون رفتن براي انجام كارهاي مختلف صرف مي‌كنيد. اما اين همان زماني است كه براي نظم دادن به روزهاي‌تان و انجام وظايف مهم نياز داريد. توجه كنيد كه اين رفتوآمدها معمولا چقدر زمان شما را مي‌گيرند و در برنامه ريزي روزانه‌تان، زمان كافي را به اين رفتوآمدها اختصاص دهيد.
۳. توجه كنيد كه چگونه عادت‌هاي شما، بر زندگي روزانه‌تان تاثير مي‌گذارند
انجام برنامه ريزي روزانه تا حد زيادي به فهميدن اين مسئله مربوط مي‌شود كه كارهايي كه طبق عادت انجام مي‌دهيد، چه تاثيري بر زندگي روزانه‌ي شما مي‌گذارند. گاهي اين كارها، عادت‌هاي بدي هستند كه مانع از لذت بردن از زندگي يا دستيابي به اهداف‌تان مي‌شوند. در حاليكه بعضي از اين كارها، براي لذت بردن از زندگي يا رسيدن به اهداف، ضروري هستند. وقتي براي خود برنامه ريزي مي‌كنيد، به نقشي كه عادت‌هاي‌تان در زندگي شما ايفا مي‌كنند نيز فكر كنيد.
براي مثال، شايد متوجه روندي در زندگي‌تان شويد كه در آن خود را براي انجام كاري كه براي‌تان لذت‌بخش است (مثل بازي‌هاي ويدئويي) خسته مي‌كنيد و پس از انجام آن، تمايل يا انرژي لازم براي انجام هيچ كار ديگري، مانند كار كردن براي يك هدف بلندمدت‌تر (مانند درس خواندن و موفقيت تحصيلي) را نداريد. از سوي ديگر، ممكن است تمام زمان‌تان را براي برآورده كردن تقاضاهاي اجتماعي، صرف كنيد و هيچ زماني را به رسيدگي به خودتان اختصاص ندهيد. همه‌ي اين عادت‌ها مي‌توانند براي سلامتي و خوشي شما مضر باشند. بنابراين بايد به اين مسئله توجه كنيد كه عادت‌هاي جاري‌تان، چه تاثيري بر زندگي شما مي‌گذارند.
پس از يافتنِ عادتي كه مانع از دستيابيِ شما به اهداف‌تان يا چيزهايي كه آرزو داريد مي‌شود، به دنبال راه‌هايي براي تغيير آن عادت باشيد تا بتوانيد استفاده‌ي بهتري از زمان‌تان ببريد. اين كار مي‌تواند به سادگيِ تعيين محدوديت‌هايي براي كارهايي خاص، مانند بازي‌هاي ويدئويي باشد. مثلا مي‌توانيد تنها زماني به خودتان اجازه‌ي انجام اين بازي‌ها را بدهيد كه انجام وظايف مرتبط با هدف بلندمدت خود را تمام كرده‌ايد. شايد لازم باشد كه ياد بگيريد وقتي ديگران از شما مي‌خواهند براي‌شان كاري انجام دهيد، به آنها نه بگوييد تا بتوانيد وقتي را نيز به خودتان اختصاص دهيد.
۴. زمان‌هاي تلف‌شده را كاهش دهيد
شايد بعضي اوقات در روز، زمان‌تان را هدر مي‌دهيد. بسياري از اين موارد اجتناب‌ناپذير هستند، مانند رفت‌و‌آمدهاي صبح يا رفتن به اداره‌ي پست در وقتِ ناهار، كه شلوغ‌ترين زمانِ روز است. به برنامه ريزي‌تان نگاهي بيندازيد و زمان‌هايي كه در آنها وقت‌تان به هدر مي‌رود را بيابيد. به اين فكر كنيد كه چگونه مي‌توانيد برنامه ريزي‌تان را تغيير دهيد تا اين زمان‌هاي تلف‌شده كاهش پيدا كنند.
اگر نمي‌توانيد زمان‌بندي كارها را تغيير دهيد، شايد بتوانيد به طور هم‌زمان، چند كار را با هم انجام دهيد. مثلا صبح‌ها با اتوبوس به مدرسه يا محل كار برويد و در طول مسير، از مطالعه‌ي رمان لذت ببريد.
۵. از شب قبل براي هر روز برنامه ريزي كنيد
معمولا بهتر است كه از پيش، براي هر روز برنامه ريزي كنيد. اگر قبلا هرگز برنامه ريزي نكرده‌ايد، شايد كمي زمان ببرد تا بتوانيد در برنامه ريزي‌تان، تمام كاستي‌ها و ويژگي‌ها را در نظر بگيريد. انتظار نداشته باشيد كه در نخستين روز يا حتي نخستين هفته، همه چيز را متوجه شويد.
براي روز بعد خود، برنامهاي تقريبي بنويسيد كه در آن تمام كارهايي را كه مي‌خواهيد انجام دهيد و زماني كه مي‌خواهيد براي انجام هر يك صرف كنيد را فهرست كنيد. در تنظيم اين برنامه ريزي، كمي انعطاف‌پذير باشيد، زيرا شما تازه داريد به برنامه ريزي براي زمان‌تان عادت مي‌كنيد.
گام دوم: نوشتنِ مهم‌ترين وظايف روزانه
۱. از كارهايي كه هر روز بايد انجام بدهيد فهرستي تهيه كنيد
نيازي نيست كه فهرست مرتب و دقيقي بنويسيد، زيرا در اين مرحله فقط بايد از تكنيك طوفان فكري استفاده كنيد و مواردي كه مي‌نويسيد لزوما فهرست نهايي كارهايي نيست كه بايد انجام دهيد. يك ساعت يا بيشتر وقت بگذاريد و تمام كارهايي را كه هر روز انجام مي‌دهيد (و كارهايي را كه انجام نمي‌دهيد ولي بايد انجام دهيد) بنويسيد. اگر به ياد آوردن تمام كارها سخت است، هميشه دفترچه يادداشت كوچكي با خود داشته باشيد و در طول روز، تمام كارهايي را كه انجام مي‌دهيد، يادداشت كنيد.
۲. كارهاي كوچك و بزرگ را يادداشت كنيد
وقتي نوشتن فهرست را شروع مي‌كنيد، هيچ كاري را خيلي كوچك و كم‌اهميت درنظرنگيريد و هر كاري را كه بايد انجام داده شود، در فهرست خود وارد كنيد. وقتي براي اولين بار برنامه‌ريزي براي كارهاي روزانه را انجام مي‌دهيد، بهتر است كه همه‌ي موارد را در برنامه‌ي خود بگنجانيد و سپس، در صورت نياز آن را ويرايش كنيد. براي نمونه اگر هر روز صبح، براي پياده‌روي بيرون مي‌رويد، اين كار را نيز يادداشت كنيد.
۳. در مورد كارهايي كه انجام مي‌دهيد، از خودتان سؤالاتي بپرسيد
براي داشتن تغذيه‌ي مناسب، چه كارهايي بايد انجام دهيد؟ براي رفتن به سر كار، هر روز بايد چه كارهايي انجام دهيد؟ براي رساندن فرزندتان به مدرسه يا به خانه، چه كارهايي را بايد انجام دهيد؟ احتمالا كارهاي كوچك بسيار زيادي وجود دارد كه بايد براي انجام مسئوليت‌هاي بزرگ‌تر خود به آنها توجه داشته باشيد. برنامه‌ريزي روزانه به شما كمك مي‌كند تا بخش‌هايي را كه در آنها بهره‌وري بالايي نداريد، شناسايي كنيد و براي بهبود در آن بخش‌ها تلاش كنيد.
۴. فهرست خود را تجزيه‌و‌تحليل كنيد
اگر متوجه شده‌ايد كه زمان آزاد اندكي داريد يا هيچ زمان آزادي نداريد، كارهاي خود را دوباره بررسي كنيد تا متوجه شويد كه آيا انجام همه‌ي آن كارها، واقعا ضروري است يا خير. احتمالا متوجه خواهيد شد كه مي‌توان بعضي از كارها را به شكل بهتري انجام داد يا انجام آنها را به فرد ديگري واگذار كرد. براي نمونه، اگر در خوابگاه دانشجويي زندگي مي‌كنيد و وقت زيادي را براي آشپزي صرف مي‌كنيد، شايد بتوانيد از يكي از هم‌اتاقي‌هاي خود بخواهيد تا در آشپزي با شما شريك شود. شما مي‌توانيد غذاهايي را كه هر دو به آن علاقه داريد، پيدا كنيد و در طول هفته، به نوبت آشپزي كنيد.
گام سوم: ايجاد برنامه‌ي زماني
۱. از برنامه‌ي مايكروسافت اكسل يا برنامهاي مشابه استفاده كنيد
ستوني شامل زمان‌ها را در سمت راست صفحه ايجاد كنيد و در رديفي در بالاي صفحه نيز، روزهاي هفته را بنويسيد.
۲. در مقابل هريك از زمان‌ها، كاري را بنويسيد
ابتدا فعاليت‌هايي را بنويسيد كه بايد هر روز و در زمان مشخصي انجام شوند. بر اساس ارزيابي كه طبق مطالب گفته شده در بالا انجام داده‌ايد، كارها را در مقابل زمان‌هايي بنويسيد كه فكر مي‌كنيد بيش از همه براي انجام آنها مناسب است. در طول روز، يك يا چند زمان استراحت را نيز براي خود درنظربگيريد.
۳. كارها را در بخش‌هاي زماني طولاني‌تري سازماندهي كنيد
به طور كلي چارچوب‌هاي زماني ساعتي، به‌اندازه‌ي كافي بزرگ هستند ولي در انجام بعضي از كارها، كمي زمان لازم است تا روي غلتك بيفتيد و در جريان كار قرار بگيريد. بنابراين ممكن است كه براي انجام اين كارها، به بازه‌هاي زماني ۹۰ دقيقه‌اي يا حتي ۲ ساعته نياز داشته باشيد. البته كارهاي ۳۰ دقيقه‌اي را نيز فراموش نكنيد، ولي مراقب باشيد كه بازه‌هاي زماني‌تان، بيش از حد كوتاه و فشرده نباشد. مي‌توانيد براي ايجاد بازه‌هاي زماني طولاني‌تر، چند سلول را در اكسل با هم ادغام كنيد.
۴. برنامه‌ي زماني انعطاف‌پذيري داشته باشيد
پيش‌بيني دقيق اينكه انجام هر كار به چقدر زمان نياز دارد، دشوار است. بنابراين در صورت لزوم، برنامه‌ي زماني شما بايد به آساني در يك جهت قابل انعطاف باشد. شما بايد زمان‌هاي مياني را نيز براي تأخيرهاي غيرمنتظره درنظربگيريد. البته نبايد از زمان استراحت خود به عنوان زمان مياني استفاده كنيد و به زمان استراحت، به چشم چيزي غيرضروري نگاه كنيد. زمان استراحت نيز بايد مانند زمان‌هاي اختصاص داده شده به كارهاي ديگر، اهميت داشته باشد.
۵. برنامه‌ريزي خود را چاپ كنيد
به طور كلي بهتر است كه برنامه‌ي خود را در چند نسخه چاپ كنيد و مثلا يكي را روي يخچال بچسبانيد، يكي را در اتاق خواب قرار دهيد و يكي را نيز در حمام بگذاريد. زير كارهاي مهم خط بكشيد و آنها را از ساير كارها متمايز كنيد.
۶. كارهاي مربوط به حوزه‌هاي مختلف را با رنگ، مشخص كنيد
از رنگ‌هاي متفاوتي براي حوزه‌هاي مختلف كارهاي خود استفاده كنيد. مثلا مي‌توانيد از رنگ زرد براي فعاليت‌هاي مربوط به كار، از رنگ قرمز براي ورزش، از رنگ آبي براي كارهاي مدرسه و … استفاده كنيد. به اين ترتيب، تنها با نگاه كردن به برنامه متوجه مي‌شويد كه برنامه‌ي زماني‌تان به چه صورت است. مثلا اگر بسياري از بخش‌هاي آن آبي باشد، متوجه مي‌شويد كه تكاليفي كه براي مدرسه بايد انجام بدهيد بسيار زياد است.
گام چهارم: بهينه كردن برنامه‌ي زماني
۱. توجه كنيد كه صبح‌ها چقدر انرژي داريد
مهارت‌هاي تفكر انتقادي و خلاقيت در بيشتر مردم، در زمان صبح نسبت به زمان‌هاي ديگر بيشتر است و معمولا اين مهارت‌ها و توانايي‌ها، با نزديك شدن به انتهاي روز، كاهش مي‌يابد. اگر شما نيز چنين هستيد، فعاليت‌هايي (مانند نوشتن) را كه نياز به قدرت تفكر و خلاقيت زيادي دارند، در زمان صبح انجام دهيد. ولي شايد ترجيح مي‌دهيد كه خلاقانه‌ترين كارهاي خود را در هنگام شب انجام بدهيد. تفاوتي ندارد، زيرا در اينجا تنها مسئله‌ي مهم، رسيدن به برنامه‌ي زماني مؤثري است كه با شما و نيازهايتان مطابقت داشته باشد.
۲. توجه كنيد كه بعدازظهرها چقدر انرژي داريد
اگر شما نيز مانند بيشتر مردم باشيد، انرژي‌تان تا بعدازظهر، تا حدي تحليل مي‌رود. در اين صورت، بعدازظهر زمان مناسبي براي انجام كارهاي عادي و خسته‌كننده‌اي است كه نيازي به فكر كردن زياد ندارند. مثلا مي‌توانيد ملاقات‌ها، جواب دادن به ايميل‌ها و غيره را به بعدازظهرها موكول كنيد.
۳. توجه كنيد كه هنگام شب چقدر انرژي داريد
براي بسياري، شب‌ها زمان مناسبي براي برنامه‌ريزي و آماده شدن براي روز بعد است. كارهايي كه براي آماده شدن براي روز بعد انجام مي‌دهيم، شامل كارهايي مانند آماده كردن ناهار روز بعد، بيرون آوردن لباس‌هاي مورد نياز و مرتب كردن لباس‌ها و وسايل است.
۴. عادت‌هاي مورد نياز براي دستيابي به اهداف‌تان را در خود ايجاد كنيد
براي نمونه، ۳۰ دقيقه در روز را به نوشتن رُمان يا يادگيري باغباني اختصاص دهيد. اگر هر روز كمي در مسير دستيابي به اهداف‌تان حركت كنيد، عادت‌هاي خوبي را براي ادامه‌ي اين مسير، در خود ايجاد خواهيد كرد. عمل كردن طبق اين عادت‌ها مانند اين است كه روي خلبان اتوماتيك قرار گرفته باشيد و به طور خودكار، كارهاي لازم براي دستيابي به اهداف‌تان را انجام دهيد. اساسا هر كاري كه به صورت منظم انجام مي‌دهيد (خوب يا بد)، در نهايت به يك عادت تبديل مي‌شود.
۵. برنامه‌ي زماني خود را آزمايش كنيد
با ديدن برنامه‌ي زماني‌تان چه حسي داريد؟ آيا زمان‌هاي مناسبي را براي انجام كارها تعيين كرده‌ايد؟ آيا بايد مواردي را اصلاح كنيد؟ همه چيز را مورد به مورد بررسي كنيد و هركدام را كه درست به نظر نمي‌رسد، تغيير بدهيد. مجبور نيستيد كه تا پايان هفته يا ماه صبر كنيد و مي‌توانيد هر چند روز يك بار، برنامه‌ي خود را اندكي تغيير بدهيد تا زماني كه برنامه‌ي زماني‌تان، قابل اجرا شود. شايد لازم باشد كه هر ماه، تغييرات كوچك يا بزرگي در آن ايجاد كنيد و هرگز تصور نكنيد كه برنامه‌ي زماني شما، قطعي و غيرقابل تغيير است.
بازدید:
